Abmahnung - Ermahnung - Verwarnung

Inhalt

1. Abmahnung - Grundsätze im Arbeitsrecht

2. Vorstufen einer Abmahnung - Abgrenzung

3. Erforderlichkeit von Abmahnungen

4. Voraussetzungen für eine Abmahnung

5. Verwirkung des Rechts zur Abmahnung

6. Abmahnung von Betriebsräten

7. Gegenrechte des Abgemahnten

8. Klageweises Vorgehen gegen eine Abmahnung

9. Muster-Formular für eine Abmahnung

Wenn in einem Arbeitsverhältnis von einem der beiden Vertragspartner regelmäßige Verstöße des anderen Vertragspartners gegen arbeitsvertragliche Pflichten hingenommen werden, kann dies zu einer konkludenten, also stillschweigenden inhaltlichen Änderung des Arbeitsvertrags und der hiermit verbundenen Arbeitsbedingungen führen. Um dies zu verhindern, bedarf es der Rüge und Klarstellung, dass ein solches vertragswidriges Verhalten nicht weiter geduldet wird, durch den Ausspruch einer Abmahnung. Mit ihr wird im Arbeitsrecht sowohl ein konkretes Fehlverhalten gerügt, als auch gleichzeitig vor weiteren Verstößen durch die Androhung von Sanktionen, insbesondere dem Ausspruch einer Kündigung, gewarnt.

Die Abmahnung ist gesetzlich nicht geregelten. Sie wurde von der höchstrichterlichen Rechtsprechung aus § 326 Abs.1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sowie der in einem Arbeitsverhältnis geltenden wechselseitigen Fürsorge- bzw. Treuepflicht und dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit hergeleitet. Eine Abmahnung soll auf den anderen Vertragspartner einwirken und ihn veranlassen, sein vertragswidriges Verhalten nicht länger fortzusetzen und so den Bestand des Arbeitsverhältnisses zu erhalten. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ist deshalb bis auf wenige Ausnahmen vor dem Ausspruch einer verhaltensbedingte Kündigung zunächst grundsätzlich der Ausspruch einer oder mehrerer Abmahnungen erforderlich; geschieht dies nicht, ist die Kündigung unwirksam.

Die Pflicht zum Ausspruch einer Abmahnung vor der einseitigen Beendigung eines Arbeitsverhältnisses trifft sowohl Arbeitgeber wie auch Arbeitnehmer. Allerdings besteht die Notwendigkeit einer vorherigen Abmahnung für den Arbeitnehmer nur vor dem Ausspruch einer außerordentlichen Kündigung, mit welcher das Beschäftigungsverhältnis ohne Einhaltung von Kündigungsfristen, also in der Regel fristlos, beendet werden soll. In der Praxis spielt deshalb die arbeitnehmerseitige Abmahnung nur eine untergeordnete Rolle.

Der Ausspruch einer Abmahnung kommt grundsätzlich nur bei verhaltensbedingten und nicht bei personenbedingten Leistungsstörungen in Betracht. Nach der Rechtsprechung soll es dabei in der Regel unerheblich sein, ob das beanstandete Verhalten subjektiv vorwerfbar ist; es reicht auch bereits ein objektiver Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten aus. Da durch Abmahnungen regelmäßig spätere verhaltensbedingte Kündigungen vorbereitet werden, setzten sie jedoch grundsätzlich ein schuldhaftes Verhalten voraus. Die Rechtsprechung hält deswegen Abmahnungen immer bereits dann für unwirksam, bei denen kein schuldhaftes Verhalten vorangegangen ist.

Eine Änderung des Verhaltens einer gegen Vertragspflichten verstoßenden Arbeitsvertragspartei kann auch ohne den Ausspruch einer Abmahnung und der hierin beinhaltenen Androhung einer Kündigung im Wiederholungsfall erreicht werden. Insoweit werden in der arbeitsrechtlichen Praxis folgende Vorstufen der Abmahnung, insbesondere die Ermahnung sowie die Verwarnung unterschieden, welchen jedoch allesamt kündigungsrechtlich keine entscheidende Bedeutung zukommen:

• Ratschläge,
• Belehrungen,
• Vorhaltungen,
• Ermahnungen,
• Verwarnungen,
• Verweise,
• Betriebsbußen.

Die Vertragsparteien haben die Wahl, ob sie bei nachhaltigen Verstößen zu einer der vorgenannten Vorstufen greifen oder eine Abmahnung aussprechen. Wird eine Abmahnung ausgesprochen, führt dies jedoch dazu, dass wegen des hierin gerügten Verhaltens eine Kündigung nicht mehr ausgesprochen werden kann, da das Kündigungsrecht hierdurch verbraucht wurde. Ohne einen weiteren Vertragsverstoß nach vorher erfolgter und vergeblicher Abmahnung kann daher nicht verhaltensbedingt gekündigt werden.

Die Abmahnung erfüllt eine sog. „Warnfunktion“. Sie ist deshalb Wirksamkeitsvoraussetzung sowohl für die auf vertragswidriges Verhalten gestützte einseitige Auflösung eines Arbeitsverhältnisses durch eine Beendigungskündigung wie auch für die Änderung von Arbeitsverhältnissen durch eine Änderungskündigung oder Versetzung. Fehlt es an einer insoweit erforderlichen Abmahnung, können personellen Maßnahmen allein deshalb unwirksam sein.

Bei Pflichtverletzungen im Verhaltensbereich sowie im Leistungsbereich ist eine vergebliche Abmahnung vor Ausspruch einer Kündigung in der Regel grundsätzlich erforderlich. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer nämlich in diesen Bereichen in hinreichender Weise Zeit und Gelegenheit geben, sein Verhalten ändern zu können. Dies gilt sowohl für Verstöße im Bereich der Hauptpflichten, im sog. „Betriebsbereich“ wie auch bei den Nebenpflichten, soweit sie den Verhaltens- oder Leistungsbereich berühren.

Zu typischen Störungen im Bereich der Hauptpflichten zählen:

• Arbeitsbummelei,
• verspätete Arbeitsaufnahme,
• Überziehen von Pausen,
• fehlerhaftes Arbeiten,
• Nichtbefolgen von Arbeitsanweisungen.

Zu den Störungen im Bereich der Nebenpflichten gehören z.B.:

• verspätete Anzeige einer Arbeitsunfähigkeit,
• nicht rechtzeitige Vorlage von Arbeitsunfähigkeitsnachweisen.

Typische Störungen im Betriebsbereich sind z.B.:

• Störungen der Betriebsordnung,
• Verstoß gegen Rauch- oder Alkoholverbote,
• Störung des Betriebsfriedens (z.B. Tätlichkeiten),
• Störungen des Betriebsablaufs.

Bei Pflichtverletzungen im Vertrauensbereich ist der vorherige Ausspruch einer Abmahnung nach der höchstrichterlichen Rechtsprechung in der Regel grundsätzlich entbehrlich, da hier eine Abmahnung im Regelfall nicht geeignet sein wird, die Störung des Vertrauensverhältnisses zu beseitigen und das Arbeitsverhältnis vertrauensvoll weiter fortzusetzen. Störungen im Vertrauensbereich sind vor allem unerlaubte Handlungen, also Straftaten wie Diebstahl, Unterschlagung oder Betrug. Typische Fälle hierzu sind z.B.:

• Arbeitszeitbetrug,
• Manipulationen bei der Erfassung der Arbeitszeiten,
• Bestechlichkeit bzw. Annahme von Schmiergeldern,
• Erschleichen von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen,
  Tätlichkeiten im betrieblichen Bereich,
• grobe Verbalbeleidigungen,
• unsittliches Verhalten,
• Verrat von Betriebsgeheimnissen,
• Verstöße gegen das Wettbewerbsverbot.

Eine Abmahnung ist jedoch auch im Vertrauensbereich ausnahmsweise immer dann erforderlich, wenn es sich um ein steuerbares Verhalten des Arbeitnehmers handelt und eine Wiederherstellung des Vertrauens erwartet werden kann oder der Arbeitnehmer in nachvollziehbarer Weise annehmen konnte, dass sein Verhalten vom Arbeitgeber als nicht vertragswidrig angesehen wird, weil es vom Arbeitgeber z.B. vorher längere Zeit vorbehaltslos geduldet wurde. Auch bei Bagatellverstößen im Vertrauensbereich, die erst durch ihre Häufung das Gewicht eines Kündigungsgrundes erhalten, bedarf es grundsätzlich einer Abmahnung.

Bei personenbedingten Störungen, z.B. wegen krankheits- oder altersbedingter Gründe, kommt eine Abmahnung generell nicht in Betracht, da diese nicht vom Willen des Arbeitnehmers abhängen.

Die Abmahnung ist ausnahmsweise dann entbehrlich, wenn sie von vorneherein keinen Erfolg verspricht oder der Arbeitnehmer in uneinsichtiger Weise zu erkennen gibt, dass ihn nur eine Kündigung von weiteren Verstößen abbringen kann.

Eine sog. "vorweggenommene Abmahnung" macht eine Abmahnung im Einzelfall regelmäßig nicht entbehrlich. Dabei kündigt der Arbeitgeber z.B. durch einen Aushang am „schwarzen Brett“ an, bestimmte Verhaltensweisen, z.B. Alkohol- und Drogenkonsum im Betrieb, mit einer Kündigung zu ahnden. Bei einer derartigen Ankündigung fehlt es an der für den Arbeitnehmer notwendigen Eindeutigkeit einer Abmahnung.

Ob mehrere und wieviel Abmahnungen vor dem Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung erfolgen müssen oder ob bereits eine einzige Abmahnung ausreicht bedarf der differenzierten Betrachtung. Nach der Rechtsprechung ist nur bei gleichartigen Wiederholungsfällen in einem engen zeitlichen Zusammenhang eine erneute Abmahnung vor dem Ausspruch einer Kündigung entbehrlich, wonach also die Abmahnung den gleichen Bereich wie den für die Kündigung herangezogenen Pflichtwidrigkeit betreffen muss. Bei ungleichartigen Vertragsverstößen muss vor einer Kündigung hingegen eine weitere Abmahnung ausgesprochen werden, wobei der Kreis von Vertragsverstößen von ungleichartigen Unrechtsgehalt nicht zu weit gezogen werden darf.

Eine unwirksame Kündigung kann auch eine Abmahnung ersetzen; bei einem gleichartigen neuerlichen Verstoß bedarf es dann vor der Kündigung keiner Abmahnung mehr. Ist z.B. eine auf einen unstreitigen Sachverhalt gestützte verhaltensbedingte Kündigung aus formellen Gründen unwirksam, z.B. wegen der Nichtanhörung des Betriebsrats, stellt diese Kündigung zugleich eine Abmahnung dar.

Die Abmahnung ist formfrei möglich und muss auch nicht ausdrücklich als "Abmahnung" bezeichnet sein. Sie kann daher auch mündlich ausgesprochen werden, sofern tarifvertragliche Bestimmungen nichts anderes vorsehen. Aus Beweisgründen sollte eine Abmahnung jedoch stets schriftlich erteilt werden.

Der von einer Abmahnung Betroffene muss aus ihrem Inhalt zweifelsfrei entnehmen können, was ihm konkret vorgeworfen wird, wie er sein Verhalten zukünftig einzurichten hat und welche Sanktionen ihm im Wiederholungsfall drohen. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer also deutlich und ernsthaft ermahnen sowie ihn auffordern, ein genau bezeichnetes Fehlverhalten zu ändern und ihm darlegen, dass bei wiederholten Vertragsverstößen der Inhalt oder Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet sind. Hierzu muss der Arbeitgeber den gerügten Vorfall konkret mit Datum und ggf. auch Uhrzeit schildern, da nur so kann der Arbeitnehmer in die Lage versetzt wird, sein Verhalten zukünftig ändern.

Zum Kreis der Abmahnungsberechtigten zählen neben dem Arbeitgeber als solchen jeder gegenüber dem Arbeitnehmer weisungsbefugte Dienstvorgesetzte oder unmittelbare Fachvorgesetzte.
 
Für die Wirksamkeit der Abmahnung kommt es daneben auf einen nachweisbaren Zugang der Abmahnung zu. Bei einer Abmahnung gegenüber einem der deutschen Sprache nicht hinreichend mächtigen ausländischen Mitarbeiter muss die Abmahnung zudem in die Sprache des Arbeitnehmers übersetzt werden, um der Sprachunkenntnis Rechnung zu tragen.

Die Abmahnung muss auch verhältnismäßig sein. Reine Bagatellverstöße können nicht wirksam abgemahnt werden. Die Verhältnismäßigkeit der Abmahnung kann sich jedoch aus einer Anhäufung von geringen Verstößen ergeben. Im Übrigen gilt eine Abmahnung jedenfalls dann als verhältnismäßig, wenn ein besonnener Arbeitgeber nach Art und Schwere der Vertragsverstöße davon ausgehen kann, dass der Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung nach einem weiteren Vertragsverstoß gerechtfertigt ist und die Abmahnung des Arbeitnehmers das mildere Mittel darstellt gegenüber einer Kündigung darstellt.

Vielfach bestimmen Tarifverträge, dass der Arbeitnehmer vor der Abmahnung anzuhören ist, um ihm Gelegenheit zu geben, zu den Sachverhalten Stellung zu nehmen. Unterlässt der Arbeitgeber diese Anhörung ist die Abmahnung zwar formell unwirksam, reicht jedoch für eine spätere Kündigung aus.

Sofern im Betrieb des Arbeitgebers ein Betriebsrat besteht, muss dieser vor der Abmahnung weder angehört noch unterrichtet werden. Lediglich nach wenigen tarifvertraglichen oder gleichzusetzenden Bestimmungen ist ausnahmsweise die Beteiligung des Betriebsrats bzw. Personalrates vor einer Abmahnung notwendig.

Die Abmahnung unterliegt keiner zeitlichen Ausschlussfrist. Insbesondere müssen Verstöße, die eine außerordentliche Kündigung begründen könnten, nicht innerhalb der zweiwöchigen Ausschlussfrist des § 626 Abs.2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) abgemahnt werden.

Das Recht auf Ausspruch einer Abmahnung kann jedoch dann verwirkt sein, wenn sich der Arbeitnehmer nach einer Pflichtverletzung längere Zeit vertragstreu verhalten hat und aus dem Verhalten des Arbeitgebers die begründete Hoffnung ableiten kann, dass dieser die Angelegenheit damit als erledigt ansieht, ohne dass er eine Abmahnung ausspricht. Insoweit kommt es stets entscheidend auf den jeweiligen Einzelfall an.

Auch das Recht aus einer ausgesprochenen Abmahnung kann verwirken, nämlich dann, wenn sich der Arbeitgeber nach einer Abmahnung weitere Pflichtverletzungen unbeanstandet hinnimmt und sich der Arbeitnehmer deshalb auf den Fortbestand des Arbeitsverhältnisses ohne die Gefahr einer Kündigung einrichten durfte. Ist das Recht aus der Abmahnung verwirkt, dann bedarf eine verhaltensbedingte Kündigung einer erneuten Abmahnung.

Auch Betriebsratsmitglieder dürfen wegen der Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten wie jeder andere Arbeitnehmer abgemahnt werden. Etwas anderes gilt nur in den Fällen, in welchen Mitglieder des Betriebsrats lediglich die Amtspflichten aus ihrem Mandant verletzen; hier bleibt nur der Weg des Ausschlussverfahrens gem. § 23 Abs.1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).

Gegen eine erteilte Abmahnung können Arbeitnehmer eine Gegendarstellung zu ihrer Personalakten reichen. Allerdings muss diese Gegendarstellung sachlich sein und sich auf die Punkte beziehen, welche auch Gegenstand der Abmahnung sind, da sie sich sonst als rechtsmissbräuchlich darstellt.

Bei einer ungerechtfertigten Abmahnung kann der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber die Rücknahme der Abmahnung und die Entfernung aus der Personalakte beanspruchen. Die höchstrichterliche Rechtsprechung begründet dies mit der allgemeinen Fürsorgepflicht des Arbeitgebers, mit dem Grundsatz von Treu und Glauben gem. § 242 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sowie dem Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmer und einem aus § 1004 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) hergeleiteten Rechtsgedanken, der jedermann die Verpflichtung auferlegt, Störungen der Rechtsstellung Dritter zu unterlassen.

Eine Abmahnung ist in folgenden Fällen ungerechtfertigt:

• wenn sie auf unzutreffenden Tatsachen beruht,
• wenn sie auf Tatsachen beruht, die vor Gericht nicht bewiesen werden können,
• wenn sie unverhältnismäßig ist,
• wenn sie verwirkt ist,
• wenn sie die Grenzen des vertraglichen Rügerechts überschreitet durch Formulierungen, die nicht zu billigende Überreaktionen, Ehrverletzungen, oder unsachliche Werturteile enthalten,
• wenn sie aufgrund einer unzutreffenden rechtlichen Wertung nur vermeintliche Vertragsverstöße enthält,
• wenn kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers am weiteren Verbleib der Abmahnung in der Personalakte mehr besteht.

Wird eine Abmahnung auf mehrere Verstöße gestützt, trifft aber auch nur eine einzige der Pflichtverletzungen nicht zu, ist die Abmahnung insgesamt ungerechtfertigt. Das Abmahnungsschreiben muss dann vollständig aus der Personalakte entfernt werden und kann auch nicht nur teilweise aufrechterhalten bleiben.

Den Anspruch auf Beseitigung oder Rücknahme einer Abmahnung wird von tarifvertraglichen oder arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen nicht erfasst, kann aber verwirkt werden. So kann der Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses nur noch dann die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte verlangen, wenn sie ihm - z.B. im Zusammenhang mit der Zeugnisgestaltung - noch schaden kann.

Gegen eine unberechtigte Abmahnung kann der Arbeitnehmer durch Klage vor dem zuständigen Arbeitsgericht die Rücknahme der Abmahnung und die Entfernung aus der Personalakte durchzusetzen versuchen. Die Darlegungs- und Beweislast zur Rechtfertigung der Abmahnung trifft dabei den Arbeitgeber. Auch wenn der Arbeitnehmer zunächst davon abgesehen hat, die Berechtigung einer Abmahnung gerichtlich überprüfen zu lassen, bleibt es ihm unbenommen, die Richtigkeit der abgemahnten Pflichtwidrigkeiten in einem auf eine ausgesprochene Kündigung nachfolgenden Kündigungsschutzprozess zu bestreiten.

Vielfach enden Abmahnungsstreitigkeit vor den Arbeitsgerichten mit einem Vergleich, wonach sich der Arbeitgeber verpflichtet, die Abmahnung nach Ablauf einer bestimmten Zeit aus der Personalakte des Arbeitgebers zu entfernen und zu vernichten. In einem solchen Prozessvergleich liegt regelmäßig kein konkludentes bzw. stillschweigendes Anerkenntnis des Arbeitnehmers, dass die Abmahnung des Arbeitgebers berechtigt gewesen ist.

Dem Arbeitgeber ist es im gerichtlichen Abmahnungsprozess stets verwehrt, weitere Gründe für die Abmahnung nachzuschieben, die in der Abmahnung nicht aufgeführt wurden. Es bleibt dem Arbeitgeber jedoch für diesen Fall unbenommen, deswegen eine gesonderte Abmahnung auszusprechen.

Der Streitwert einer auf Beseitigung und Rücknahme einer Abmahnung gerichteten Klage wird im Regelfall mit einem Bruttomonatsarbeitsverdienst angesetzt.

Eine vom Anwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht unserer Kanzlei in Augsburg, Rechtsanwalt Rainer Denzinger, ausgearbeitete Abmahnung würde folgendermaßen aussehen:

Betreff: Abmahnung wegen …

Sehr geehrte/r Frau/Herr …,

in jüngster Vergangenheit habe sie verschiedentliche Verstöße gegen arbeitsvertragliche Verpflichtungen begangen, die wir nicht weiter hinnehmen können.

Im Einzelnen ist Ihnen folgendes vorzuwerfen:

Am … um … Uhr haben Sie … (es muss die genaue Schilderung des Fehlverhaltens folgen).

Wegen dieses Verhaltens mahnen wir Sie hiermit ab und weisen Sie darauf hin, dass wir Sie bei erneutem Vertragsverstoß versetzen werden oder eine Änderungskündigung aussprechen werden oder das Beschäftigungsverhältnis - auch fristlos - kündigen werden (hier ist eine der angedrohten Alternativen auszuwählen).

(Unterschrift Arbeitgeber)

Ich bestätige, die Abmahnung erhalten zu haben und erkläre, dass ich gegen ihren Inhalt in tatsächlicher Hinsicht keine Einwendungen habe.

(Unterschrift Arbeitnehmer)